KLAUZULA INFORMACYJNA W ZAKRESIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
dla Klientów Grupy BURY
na
podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich
danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o
Ochronie Danych Osobowych), tzw. RODO.
Niniejsza informacja
dotyczy danych osobowych, które przetwarza Grupa BURY z siedzibami: w
Mielcu, BURY Sp. z o.o., ul. Wojska Polskiego 4, 39-300 Mielec, KRS
0000000921 (zwana w niniejszej informacji jako „Spółka" lub „my”); w
Löhne, BURY GmbH & Co KG, Robert-Kocha-Straße 1-7, 32584 Löhne,
Niemcy; w Huamantli, BURY-Tlaxcala S. DE R.L. DE C.V., Avenida Virgen de
la Caridad No. 104, Huamantla, Tlaxcala CP. 90500, jako administrator
danych osobowych, sposobów i celów, w jakie są one przetwarzane, a także
praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich
danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o
kontakt z rodo@bury.com.
Spółka informuje niniejszym o wszelkich
formach wykorzystywania informacji identyfikujących osoby fizyczne,
zwanymi dalej „danymi osobowymi” („przetwarzanie”) w odniesieniu do osób
fizycznych będących:
a) klientami, w tym potencjalnymi klientami Spółki,
b)
wspólnikami, współpracownikami, pracownikami, przedstawicielami
ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich klientów oraz
c)
innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wykonania umowy
pomiędzy klientami a Spółką, w tym w celu wystawienia lub realizacji
faktur
(łącznie zwani w niniejszej informacji jako „Państwo” lub „Klienci”).
Chcemy Państwa poinformować:
• o celu oraz sposobie w jaki Spółka gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
• na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz
• jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.
Rodzaje danych osobowych
Dane podawane przez Klientów
W
związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Spółką, a także współpracą
przez podmioty pośredniczące, w tym podmioty powiązane w ramach grupy
kapitałowej, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie
jak:
a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
c) numer PESEL,
d) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
e) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
f) numer rachunku bankowego.
W
przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Spółką,
podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla
celów zawarcia umowy oraz współpracy pomiędzy Klientem oraz Spółką. W
przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio ze Spółką,
podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.
Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości realizacji współpracy pomiędzy Spółką a Klientem.
Dane zbierane z innych źródeł
Możemy
pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich
jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS, rejestr REGON w celu
weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych
danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych
publicznie w odpowiednich rejestrach.
Możemy również pozyskiwać
Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub
którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych
obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy
pomiędzy Spółką a takim podmiotem, np. informacje o zmianie danych
kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.
Możemy również
pozyskiwać Państwa dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez
nasze podmioty powiązane w ramach grupy kapitałowej. Dotyczy to danych
umożliwiających kontakt z konkretnym Klientem, który był odbiorcą lub
dostawcą produktów jednego z podmiotów powiązanych ze Spółką.
Podstawy prawne przetwarzania danych
Możemy przetwarzać dane osobowe, jeśli mamy ku temu ważną podstawę prawną. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:
a)
przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec
Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką lub składają
Państwo zamówienia na produkty lub usługi Spółki, bądź realizują Państwo
zamówienia Spółki na Państwa produkty lub usługi;
a)
przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków
prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu
wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa;
b)
przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów
Spółki lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy
ani podstawowe prawa i wolności, np. w celu:
c) zawierania i
wykonywania umów z Klientami będącymi jednostkami organizacyjnymi
nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi;
d)
ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w
ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi
roszczeniami;
e) weryfikacji Klientów w publicznych rejestrach;
f) kontaktu z Klientami, w tym prowadzenia wewnętrznych rejestrów Klientów służących umożliwieniu kontaktu z Klientami;
g) wymiany danych o Klientach w grupie podmiotów powiązanych ze Spółką.
Okresy przetwarzania danych
Dane
osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie
koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne.
Państwa
dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy zawartej
ze Spółką, a po rozwiązaniu umowy przez okres konieczny dla
zabezpieczenia dochodzenia ewentualnych roszczeń, oraz spełnienia
obowiązków wynikających z przepisów prawa, a w przypadku cofnięcia zgody
na przetwarzanie danych osobowych lub złożenia sprzeciwu – do momentu
odpowiednio wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu. W sytuacji, w której
przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów prawa,
dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów
szczególnych, np. przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym
upłynął termin płatności podatku.
Przekazywanie danych osobowych
Przekazywanie danych osobowych w ramach grupy podmiotów powiązanych ze Spółką
Możemy
przekazywać dane osobowe naszym pracownikom i współpracownikom, a także
innym podmiotom powiązanym ze Spółką. Dotyczy to następujących
sytuacji:
• dostarczania i obsługi systemów i rozwiązań
informatycznych używanych do przetwarzania danych o Klientach przez
podmioty powiązane;
• udostępniania danych kontaktowych Klientów spółkom powiązanym;
•
udostępniania danych Klientów spółkom powiązanym w ramach współpracy
pomiędzy tymi spółkami i realizacji wzajemnych świadczeń z zakresu
sprzedaży produktów i usług, takich jak usługi transportowe, magazynowe,
logistyczne, obsługa prawna.
Przekazywanie danych osobowych do innych odbiorców
Dane
mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim w związku z
realizacją celów wymienionych powyżej, w zakresie w jakim są one dla
nich niezbędne do wykonania przez Spółkę jej zadań, jeżeli wymaga tego
przepis prawa lub jeżeli Spółka posiada inną podstawę prawną. Za
odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:
• podmioty
przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak dostawcy
systemów informatycznych lub podmioty świadczące usługi archiwizacji
dokumentów;
• wszelkie organy administracji publicznej, organy
innych państw członkowskich UE, sądy, komornicy, jeżeli jest to wymagane
przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;
• dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
• firmy transportowe i spedytorskie;
• firmy zapewniające obsługę prawną;
• firmy windykacyjne;
• firmy ubezpieczające należności;
• inne podmioty.
Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Państwa
dane osobowe mogą podlegać transgranicznemu przekazywaniu do państw
nienależących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) i państw, w
których nie obowiązują przepisy określające szczególną ochronę danych
osobowych. Spółka podjęła działania, aby zapewnić odpowiednią ochronę
wszystkich danych osobowych oraz zgodność z prawem przekazywania danych
osobowych poza teren EOG.
W przypadku przekazywania danych
osobowych poza teren EOG do państwa, które według Komisji Europejskiej
nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych,
przekazywanie będzie odbywać się na podstawie umowy uwzględniającej
wymogi UE w zakresie przekazywania danych osobowych poza teren EOG,
takie jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję
Europejską.
Prawa przysługujące Klientom
Mają Państwo prawo do:
•
dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. Jeśli
uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są
nieprawidłowe lub niekompletne, możecie Państwo złożyć wniosek o ich
sprostowanie.
• wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółka
uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych; zasadniczo nie
przetwarzamy danych osobowych na podstawie zgody (gdyż zwykle działamy w
oparciu o inne podstawy prawne).
• żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania,
Osoby
fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu
wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze
względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane
prawem.
W takim przypadku, nie będziemy dalej przetwarzać danych
osobowych lub ograniczymy przetwarzanie, o ile jesteśmy w stanie wykazać
prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub ustalenia, wykonywania
lub obrony naszych praw.
• przeniesienia danych, tj. otrzymania
danych osobowych przekazanych Spółce w ustrukturyzowanym, powszechnie
używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania
przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych
osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem własnych
zobowiązań dotyczących poufności
• złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Prawa powyższe nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.
Aby
skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość e-mail na
rodo@bury.com, lub skontaktować się ze Spółką korespondencyjnie pod
adresem ul. Wojska Polskiego 4, 39-300 Mielec.
Aktualizacje klauzuli informacyjnej
Niniejsza
klauzula została zaktualizowana w dniu 25 maja 2018 roku i może
podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, będziemy
informować Państwa o wszelkich istotnych zmianach za pośrednictwem
naszej strony internetowej lub innych zwyczajowo wykorzystywanych
kanałów komunikacji z Klientami.